Zarządzanie retencją danych osobowych w organizacji

Program szkolenia

• Wymóg zarządzania retencją danych osobowych – z czego wynika i na czym dokładnie polega?
  • zasada czasowości (ograniczenia czasowego przetwarzania danych osobowych) jako podstawa do zarządzania retencją danych
  • cykl życia danych osobowych w organizacji – na czym polega?
  • obowiązek planowania (definiowania) okresów przechowywania danych osobowych wynikający z RODO
  • zarządzanie retencją danych zapisanych w postaci tradycyjnej (dokumentacja papierowa), a elektronicznej – istotne różnice
  • wymóg przekazywania w klauzulach informacyjnych dla podmiotów danych informacji o planowanym okresie przechowywania ich danych
• Zarządzanie retencją danych osobowych zapisanych w dokumentacji papierowej – od czego zacząć proces?
• Zarządzanie retencją danych osobowych przetwarzanych w formie elektronicznej – specyfika systemów IT:
  • anonimizacja danych w systemach IT, a pseudonimizacja
  • anonimizacja danych jako rodzaj zmiany na danych w systemie informatycznym – konsekwencje na które koniecznie musisz zwrócić uwagę
  • funkcjonalności systemów informatycznych, które muszą być wdrożone, aby anonimizacja była możliwa
  • ustalanie skutecznych scenariuszy anonimizacji danych w systemach informatycznych, – czy napewno musimy “pozbywać” się wszystkich danych z systemów, a może istnieje możliwość zostawienia części danych np. do analiz sprzedażowych/marketingowych/finansowych?
  • anonimizacja danych, a kopie zapasowe (backupy) – czyli o paradoksach, które mogą prowadzić do konfliktów
  • automatyzacja procesów anonimizacji i pseudonimizacji danych osobowych w systemach informatycznych oraz przypadki, w których wymagana jest anomizacja wybranych danych poprzez operacje manualne realizowane przez konkretnych użytkowników systemu
  • uprawnienia użytkowników w systemach informatycznych, które są związane z operacjami anonimizacji/pseudonimizacji i zabezpieczenia jakie powinny być wprowadzone w systemach przed błędnymi działaniami
  • dane zapisane na poczcie elektronicznej – jak do nich podejść w kontekście zarządzania retencją?
• Ustalanie okresów retencji danych
  • z jakich przepisów prawa wynikają ustawowe okresy przechowywania danych?
  • gdzie szukać inspiracji tam, gdzie przepisy prawa nie wskazują konkretnych okresów retencji?
  • co w przypadku, gdy chcemy wprowadzić dłuższy okres przechowywania danych niż wskazują to przepisy prawa?
• Wewnętrzne wytyczne w zakresie okresów retencji danych – co powinien zawierać taki dokument? Jak go opracować? Omówienie przykładowej treści dokumentu wskazującego okresy retencji między innymi dla danych osobowych przetwarzanych w obszarach rekrutacji, kadrowym, płacowym, dodatkowych świadczeń pracowniczych, sprzedaży, marketingu, zawierania umów, rozliczeń finansowych i księgowości, windykacji, bezpieczeństwa (monitoring wizyjny, monitoring elektroniczny etc.)
• Procedura zarządzania retencją danych osobowych w organizacji co powinna zawierać? – omówienie przykładowej treści dokumentu:
  • identyfikacja dokumentów zawierających dane osobowe i ich inwentaryzacja w ramach określonych kategorii
  • przypisanie okresów archiwizacji
  • okresowe przeglądy pod kątem kwalifikacji dokumentów jako “aktualne”/archiwalne
  • proces brakowania dokumentacji papierowej/anonimizowania danych elektronicznych po upływie okresów archiwizacji

Ćwiczenia, w których weźmiesz udział podczas szkolenia

• Ustalanie okresów retencji danych dla poszczególnych grup dokumentów zawierających dane osobowe
• Opracowanie wewnętrznych wytycznych w zakresie okresów retencji danych osobowych
• Opracowanie Procedury zarządzania retencją danych
• Scenariusze anonimizacji danych osobowych – opracowanie dla wybranych przykładów w oparciu o wzorce wskazane przez trenera

Dokumenty (materiały), które otrzymasz po szkoleniu

• Edytowalna Procedura zarządzania retencją danych w organizacji
• Wytyczne w zakresie okresów retencji danych dla poszczególnych grup dokumentów (np. rekrutacja, kadry i płace, świadczenia socjalne, kontrahenci, marketing, sprzedaż, księgowość, windykacja)
• Nagranie ze szkolenia (film)
• Prezentacja ze szkolenia
• Certyfikat uczestnictwa w szkoleniu

Korzyści z udziału w szkoleniu

• Dowiesz się, w jaki sposób zaplanować proces zarządzania retencją danych osobowych w swojej organizacji
• Uzyskasz wiedzę, na co należy zwrócić uwagę w planowaniu retencji danych w systemach informatycznych
• Poznasz różnice pomiędzy anonimizacją i pseudonimizacją danych, a także zrozumiesz czym jest anonimizacja z informatycznego punktu widzenia
• Poznasz wymagania funkcjonalne wobec systemów informatycznych jakie muszą być spełnione by możliwe było wprowadzenie procesu zarządzania retencją danych
• Opracujesz wewnętrzną dokumentacją z zakresu zarządzania retencją danych osobowych – stworzysz wewnętrzne wytyczne zawierające okresy przechowywania (retencji) danych dla poszczególnych grup dokumentów oraz Procedurę umożliwiającą zarządzanie procesem inwentaryzacji dokumentacji i ich klasyfikowania pod kątem okresów przechowywania, a następnie zarządzanie procesem utylizacji dokumentacji oraz anonimizacją danych w systemach informatycznych
• Uzyskasz możliwość konsultacji podczas zajęć indywidualnych problemów z ekspertem prawnym
• Otrzymasz wzorcowe dokumenty do wykorzystania we własnym zakresie oraz przykłady opracowane z uczestnikami podczas szkolenia
• Po szkoleniu otrzymasz nagranie ze szkolenia i prezentację

Prowadzący szkolenie:

Mec. Jakub Wezgraj, radca prawny, właściciel kancelarii ODOekspert

Termin i forma szkolenia

Polityka prywatności dla uczestników szkoleń

Data: 16 września 2022 r. (piątek)
Godzina: 10.30 – 15.30
(z przerwą)

Forma szkolenia:
Szkolenie online – zaproszenie na szkolenie wraz z opisem jak się zalogować, otrzymasz na swój adres e-mail na kilka dni przed terminem szkolenia

Informacja o cenie za bilety

Ceny za bilety podane są w kwotach brutto i zawierają podatek VAT 23%.

Istnieje możliwość zastosowania zwolnienia ze stawki VAT dla podmiotów dokonujących rezerwacji uczestnictwa w szkoleniu dla celów kształcenia zawodowego swoich kadr oraz dokonujących zapłaty za udział w szkoleniu ze środków publicznych (w takim przypadku podczas rezerwacji należy wskazać taką informację w polu “Uwagi” w formularzu zamówienia).

Zobacz fragment innego szkolenia

Zobacz inne nagrania ze szkoleń

Zobacz nasze artykuły

1. Uprawnienia podmiotu danych na gruncie RODO – z którymi najczęściej spotykamy się w praktyce?
2. Naruszenia ochrony danych osobowych – jak sobie z nimi radzić?
3. Prowadzenie analizy ryzyka zgodnie z wymaganiami RODO
4. Przeprowadzanie oceny skutków dla ochrony danych (PIA) zgodnie z wymogami RODO